Tips Manajemen Waktu di Aktivitas Sehari-hari

        Manajemen waktu adalah cara kita membagi dan mengelola waktu yang kita miliki untuk berbagai aktivitas agar memaksimalkan produktivitas untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.

        Dengan kemampuan manajemen waktu yang baik, kita dapat menyelesaikan berbagai aktivitas atau pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat. Hal tersebut akan membuat kita terbiasa untuk fokus saat bekerja dan disiplin dengan waktu yang sudah kita atur untuk setiap tugas.

        Selain itu, dengan manajemen waktu yang baik juga dapat, mengurangi stress, memiliki waktu luang yang lebih banyak, bahkan dapat membangun citra yang baik karena kita dapat menyelesaikan berbagai pekerjaan dengan tepat waktu.

        Namun, bila kita tidak melatih dari sejak dini, manajemen waktu ini adalah hal yang perlu kita pelajari dan belajar mengatur waktu secara efisien juga membutuhkan waktu dan proses. Untuk itu, mari simak tips-tips untuk melatih manajemen waktu yang baik.

1. Buat to-do list

Pembuatan to-do list dapat dilakukan sebelum atau setelah bangun tidur. Kamu bisa membuat to-do list di buku catatan, sticky notes, atau aplikasi seperti Notion, Trello, Any do, dan lainnya. Pilih cara yang paling nyaman dan kamu sukai. To-do list atau perencanaan yang kamu buat mungkin tidak akan berjalan mulus, tapi paling tidak kamu punya acuan setiap harinya. Dengan membuat to-do liat kamu tidak akan bingung atau lupa akan hal-hal yang kamu harus lakukan.

2. Selesaikan pekerjaan sesuai prioritas

Skala prioritas ini kita dapat lakukan dengan yang namanya Matriks Eisenhower, yang konsep utamanya adalah membagi tugas menjadi empat kategori yang berbeda, yaitu :

- Tugas penting-mendesak

Merupakan tugas yang harus diutamakan dan harus diselesaikan terlebih dahulu. Tugas ini penting dan mungkin dapat memengaruhi hidup atau karier kamu. Manfaatkan waktu yang kamu miliki di pagi hari untuk menyelesaikannya.

- Tugas penting-tidak mendesak

Tugas ini penting, tapi tidak mendesak. Maka dari itu, kamu bisa menjadwalkan ulang untuk mengerjakan tugas ini. Kamu dapat mengerjakan tugas ini setelah tugas penting-mendesak selesai. Meskipun tidak mendesak, jangan menunda untuk mengerjakannya agar tidak menumpuk.

- Tugas tidak penting-mendesak

Meskipun sifatnya tidak penting, tapi tugas ini mendesak. Kamu bisa mendelegasikan atau bisa meminta tolong rekan kerjamu untuk mengerjakannya.

- Tugas tidak penting-tidak mendesak

Kata kunci dari kuadran ini adalah eliminasi atau hapus tugas ini dari to-do list kamu. Karena sifatnya tidak mendesak dan tidak penting untuk dikerjakan.

3. Tetapkan batas waktu untuk setiap tugas

Agar kamu dapat bekerja dengan lebih fokus dan disiplin, belajarlah untuk menetapkan batas waktu untuk setiap tugas. Kamu bisa coba time boxing, salah satu teknik manajemen waktu yang bisa membuat kita menjadi lebih disiplin dan fokus dalam menyelesaikan pekerjaan. Misalnya, kamu membatasi waktu untuk menyelesaikan laporan dari 9-10 pagi. Maka tugas itu harus coba kamu selesaikan selama rentang waktu tersebut.

Time boxing terbagi menjadi 2 yaitu: soft time boxes dan hard time boxes. Soft time box artinya kamu memberi toleransi atau tambahan waktu apabila sampai batas waktunya selesai ternyata tugasmu belum selesai. Sedangkan hard time box, ketika batas waktu sudah selesai, maka kamu akan berhenti dan mengambil istirahat untuk pekerjaan sebelumnya.

4. Ambil jeda istirahat

Bekerja terlalu lama tanpa jeda istirahat membuat kamu merasa lelah dan sulit fokus. Oleh karena itu, jangan lupa ambil jeda istirahat, ya. Beristirahat merupakan hal yang penting agar otak dan mata kamu tidak kelelahan.

Untuk kamu yang sering bekerja di depan laptop atau komputer, coba gunakan 20-20-20 rule untuk mengatasi mata lelah. Rule ini berguna untuk mencegah computer vision syndrom (CVS), sekumpulan gejala pada mata dan leher akibat aktivitas di depan laptop, HP, atau alat elektronik secara berlebihan dalam waktu panjang. Gejalanya antara lain: mata lelah, nyeri kepala, nyeri leher dan pundak, penglihatan buram atau ganda, dan lainnya.

Cara menerapkan rule ini juga mudah. Setelah menatap layar komputer atau HP selama 20 detik, ambil istirahat untuk melihat objek sejauh 20 kaki (6 meter) selama 20 detik.

5. Batasi distraksi

Saat bekerja, ada banyak hal yang bisa membuat fokus jadi buyar atau terganggu. Misalnya, push notifikasi, email, chat di group WhatsApp, dan lainnya. Menurut Harvard Business Review, rata-rata pekerja mendapat interupsi sebanyak 50-60 kali dalam sehari, dan 80% interupsi tersebut tidak penting.

Distraksi yang datang terus menerus bukan hanya mengurangi produktivitas tapi juga bisa meningkatkan stress. Kurangnya kontrol akan sebuah pekerjaan menjadi salah satu penyebab stress di tempat kerja. Untuk menghindari distraksi, kamu bisa melakukan beberapa hal berikut:

- Matikan push notifikasi.

- Jangan terlalu sering mengecek hal-hal di luar pekerjaan seperti media sosial, chat WhatsApp, atau email pekerjaan. Luangkan beberapa waktu khusus untuk mengecek semuanya sekaligus secara berkala.

- Aktifkan mode pesawat atau do not disturb saat kamu membutuhkan fokus yang tinggi.

- Lakukan aktivitas lain saat jeda istirahat.

6. Gunakan tools manajemen waktu

Saat ini ada banyak tools atau aplikasi yang bisa kamu gunakan untuk manajemen project dan waktu. Kamu bisa coba beberapa aplikasi manajemen waktu di bawah ini:

- Any do dan Todoist: untuk membuat daftar yang berisi tugas atau aktivitas sehari-hari dan pengingat.

- Trello dan Notion: untuk mengatur manajemen proyek dan tracking aktivitas harian.

- Time planner: untuk mengatur dan membuat jadwal serta menganalisa produktivitas harian.

- Google Calendar: untuk time blocking atau time boxing agar kamu bisa melihat jadwal harian secara detail sampai waktu menyelesaikannya.

- Remember the Milk, Slack, TickTick, dan aplikasi manajemen waktu lainnya.

Dengan bantuan berbagai tools di atas, kamu bisa membangun kebiasaan untuk menjadi pribadi yang fokus dan disiplin terhadap waktu.

        Itu dia pembahasan tentang manajemen waktu mulai dari pengertian, manfaat, sampai tips mengatur waktu yang lebih baik. Untuk bisa mengelola waktu dengan baik, kamu harus sabar, konsisten, dan disiplin. Awalnya memang tidak mudah, tapi bila ada kemauan pasti ada jalan.